Po co udzialać informacji zwrotnej?

Znaczącą część wiedzy o sobie czerpiemy od innych ludzi. To jak na nas reagują w pewnym stopniu determinuje nasze zachowanie i sposób, w jaki myślimy o sobie. Nam samym trudno obserwować i oceniać swoje gesty, postępowanie, reakcje. Po prostu dlatego, że ich nie widzimy. Wynika to jednak również z faktu, iż trudno w jednym momencie być uczestnikiem i obiektywnym obserwatorem.

Jak bardzo potrzebna jest nam opinia innych może pokazać prosty przykład. Jeśli nie mamy z sobą lusterka w zasadzie nie jesteśmy w stanie określić, jak wyglądamy, np. czy nie mamy czerwonej kropki na środku czoła. Dopiero inni mogą udzieli nam takiej informacji, która spowoduje, że zareagujemy i zetrzemy kropkę. Taka informacja pochodząca od innych a dotycząca naszego zachowania to właśnie informacja zwrotna. Jak widać powyżej w wielu sytuacjach informacja zwrotna jest nam niezbędna. Stanowi rodzaj lustra, w którym możemy się przejrzeć i stwierdzić, czy nasze działanie jest właściwe, czy też nie.

Właściwie udzielona informacja zwrotna to dar.

Jak zauważył Aronson człowiek ze swej natury jest zwierzęciem stadnym i ważne jest dla niego jak odbierają go inni. Zwykle chce usłyszeć, co inni sądzą na temat jego zachowania. To pozwala mu lepiej poznać siebie, ale także daje szanse do wprowadzenia zmian i dostosowania swojego zachowania do oczekiwań grupy.

Jeśli nie wiemy, co robimy źle - z dużym prawdopodobieństwem - nie zmienimy tego. Możemy nawet czuć, że coś jest nie tak lub obserwować niekorzystne dla nas efekty, często jednak ciężko nam samym doszukać się przyczyny.

Wyobraź sobie chłopaka, który właśnie rozpoczyna wkraczanie w świat damsko – męskich relacji. Bardzo chce umówić się z jakąś dziewczyną na randkę, dlatego chodzi po szkole i każdej napotkanej dziewczynie na wymiętej kartce wręcza swój numer telefonu, licząc, że któraś zadzwoni. Może kiedyś zdarzy się taka, która zdecyduje się odezwać i z nim umówić. Chłopak mógłby jednak bardziej efektywnie zabrać się za podrywanie, gdyby tylko wiedział jak, gdyby ktoś mu powiedział, że ten jego sposób jest niezbyt trafiony.

Podobnie bywa z naszymi konsultantami. Często bardzo chcą osiągnąć sukces, spełnić swoje marzenia, ale zabierają się za realizację swoich zamierzeń w niewłaściwy sposób lub na którymś z etapów popełniają jakiś błąd. W takiej sytuacji możesz założyć, że w końcu odkryją, w czym tkwi problem, co jak czytałeś powyżej raczej się nie zdarzy lub zajmie im sporo czasu. Możesz również przyjrzeć się ich działaniu, odkryć niewłaściwe elementy (jako obserwatorowi jest Ci łatwiej to zrobić, tym bardziej, że lepiej niż Twój konsultant wiesz, jak dana czynność powinna wyglądać, by przynosiła najlepsze efekty), pokazać ich konsekwencje i wspólnie popracować nad lepszym rozwiązaniem.

W moim odczuciu, informacja zwrotna jest szczególnie istotna w pracy z niedoświadczonymi konsultantami (o ewolucyjnej teorii przywództwa możesz przeczytać we wpisie Jak skutecznie przewodzić? ), gdyż oni bardzo często po prostu nie wiedzą, jak coś należy zrobić. Oczywiście na początek dajemy im proste instrukcje, które później konfrontują z rzeczywistością. Ta ich konfrontacja jest dla nas okazją do udzielenia informacji zwrotnej, a dla nich szansą na szybką naukę niezbędnych umiejętności. Odwołując się do zachowania naszych konsultantów i efektów jakie to zachowanie przyniosło, możemy w łatwy sposób modelować ich postępowanie.

Nawiązując do modelowania – wydaje mi się, że informacja zwrotna stanowi świetne narzędzie pozwalające z jednej strony utrwalać pożądane zachowania i wygaszać niechciane.

Jest ona z jednej strony naprawdę silną nagrodą – autorytet w danej dziedzinie (czyli my) mówi, że dobrze coś wykonałem, chwali mnie i docenia. Pochwała powoduje, że w podobnej sytuacji nasz współpracownik zachowa się w podobny sposób – po raz kolejny licząc na docenienie. Z biegiem czasu utrwali się w nim przekonanie, że robi to naprawdę świetnie i rzeczywiście będzie ekspertem (raz dlatego, że jest o tym przeświadczony, dwa dlatego, że udzielając mu informacji zwrotnej za każdym razem poprawialiśmy jeden aspekt danej czynności).

To naprawdę niesamowite jak ludzie rosną, gdy mogą usłyszeć konstruktywną i prawdziwą informację zwrotna na swój temat. W takiej atmosferze też łatwiej jest im wysłuchać informacji o pewnych brakach, chętniej też wtedy nad nimi pracują.

Bo właśnie – informacja zwrotna odnosi się także do rezerw i wskazuje obszary, nad którymi dana osoba powinna pracować. Udzielona we właściwy sposób stanowi motywację do nauki i wprowadzania zmian.

W kolejnym wpisie opowiem Ci jak udzielać informacji zwrotnej, aby była konstruktywna i stymulowała naszych współpracowników do rozwoju.