Ostatnio pisałam o tym, czym jest informacja zwrotna. Dziś parę słów o tym jak jej udzielać.
To, co moim zdaniem najistotniejsze – na informację zwrotną dobrze jest się umówić: „Ponieważ teraz pracujemy nad Twoim sposobem prowadzenia spotkań, będę obserwował jak to robisz, a później powiem Ci, co najbardziej mi się podobało.” Warto przy tym ustalić, kiedy będzie ona udzielana - najlepiej aby nie był to zbyt odległy czas od zaistnienia danego zachowania. Informacja zwrotna udzielona od czapy, w biegu, gdy nasz współpracownik wcale nas nie słucha, myślami jedząc już obiad, raczej nie przyniesie zamierzonych efektów. Duże znaczenie ma też uzyskanie zgody na udzielanie informacji zwrotnej. Jeśli ktoś nie chce jej usłyszeć, nawet jeśli mu powiesz, nie usłyszy. Twoje słowa może też odebrać wtedy jako atak, a nie taka jest przecież Twoja intencja.
Właśnie intencja – warto zastanowić się nad tym, w jakim celu chcę zwrócić komuś uwagę na pewne aspekty jego zachowania.
Czy robię to, bo zależy mi na jego rozwoju i chce, by coraz lepiej radził sobie z zadaniami?
Czy chcę, by stawał się samodzielnym i świadomym Liderem?
Czy w ten sposób wzmacniam jego poczucie własnej wartości?
Czy wskazuję mu drogę rozwoju?
Jeśli tak – śmiało udzielaj informacji zwrotnej. Jeśli jednak Twoje intencje są inne, być może to co chcesz powiedzieć nie jest informacją zwrotną a krytyką (o różnicach przeczytasz we wpisie Informacja zwrotna - narzędzie niezbędne w rozwoju Twoich współpracowników).
Wspomniałam juz o tym, ze informacja zwrotna jest darem. Jest nim chociażby dlatego, że nie łatwo jej udzielać. Zanim to zrobisz, powinieneś odpowiednio się przygotować.
Po pierwsze, obserwując zachowanie swojego współpracownika i wyłapując atuty (często je trudniej nam znaleźć, a tym bardziej trudno je zobaczyć naszym konsultantom – stąd jest to szczególnie ważne i budujące dla nich) i rezerwy.
Następnie trzeba przemyśleć, co i jak powiedzieć. Udzielając informacji zwrotnej, wybierz 3 – 4 elementy, które zostały dobrze zrobione i jeden, nad którym warto popracować. Wybranie jednej rzeczy do poprawy pozwoli Wam ustalić kierunek rozwoju i rzeczywiście zająć się tym aspektem danej czynności, aby w przyszłości była wykonywana znacznie lepiej. Działa to również motywująco: „Tyle rzeczy zrobiłem dobrze i jeśli tylko popracuję nad zamykaniem transakcji będę w tym naprawdę dobry!”. Przy następnej okazji, zwróć szczególną uwagę, jak wykonywana jest rzecz, nad którą pracujecie (w rozwoju poszczególnych umiejętności może pomóc Ci stosowanie cyklu Kolba i modelu treningowego) .
Bądź przy tym konkretny i trzymaj się faktów (szczególnie w odniesieniu do rezerw). Komunikat w stylu: „Świetnie Ci poszło”, nie mówi zbyt wiele. Zwracając uwagę na atuty, śmiało odwołuj się do emocji: „Bardzo podobało mi się, gdy mówiłeś o kosmetykach. Zauważyłam też, że zaproszone Panie bardzo interesowało to, co opowiadałeś o pielęgnacji – to pewnie dzięki temu tak wiele chciały zamówić”. Gdy chcesz powiedzieć o rezerwach, unikaj zabarwienia emocjonalnego: „W Twojej wypowiedzi zabrakło mi tylko informacji o karcie rabatowej” lub „Byłoby jeszcze lepiej, gdybyś następnym razem wspomniał jeszcze o karcie rabatowej”.
Udzielając informacji zwrotnej pamiętaj również, aby zachowywać się w sposób, który pochwalasz i proponujesz współpracownikom. Brak konsekwencji jest jednym z największych błędów, jakie Lider może popełnić. Gdy robisz coś innego niż mówisz jednoznacznie pokazujesz, że Twoje słowa nie mają dużego znaczenia i polecane przez Ciebie zachowanie nie jest jedynym właściwym (bo gdyby było pewnie sam byś je podejmował). Nie wymagaj postaw, których nie reprezentujesz.
O tym jak wykorzystywać informację zwrotna w celu udzielenie reprymendy możesz przeczytać we wpisie Kto tu rządzi na stronie Kamili Molińskiej.
A na zakończenie:
Pamiętaj – jak mówi Jacek Santorski - dostajesz od życia nie to czego potrzebujesz, a to czego oczekujesz, dlatego też mów otwarcie o swoich oczekiwaniach. Wtedy Twoi współpracownicy będą przynajmniej wiedzieli, jaki wzór zachowania jest właściwy i łatwiej będzie im zastosować się do niego.
Powodzenia!
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz